แจกไฟล์ แม่แบบหนังสือราชการ แม่แบบจดหมายราชการ ภายใน ภายนอก ไฟล์เวิร์ด แก้ไขได้

แจกไฟล์ แม่แบบหนังสือราชการ แม่แบบจดหมายราชการ ภายใน ภายนอก ไฟล์เวิร์ด แก้ไขได้

จดหมาย คือข้อความที่เขียนขึ้นเพื่อส่งสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่งอาจมีความหมายรวมไปถึงกระดาษหรือสื่อที่ใช้เขียนหรือสร้างจดหมายนั้นในอดีตจดหมายเป็นการสื่อสารที่เชื่อถือได้เพียงชนิดเดียวระหว่างบุคคลสองคนจากสถานที่ต่างกันโดยการส่งผ่านทางบริการไปรษณีย์ เมื่อเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น มีการประดิษฐ์โทรเลข โทรศัพท์ โทรสาร หรือแม้กระทั่งอินเทอร์เน็ต ซึ่งสามารถส่งสารได้รวดเร็วกว่าจดหมาย จึงทำให้จดหมายลดความสำคัญลงไป ถึงกระนั้น การติดต่อสื่อสารกันระหว่างองค์กร/หน่วยงาน จดหมายยังคงเป็นเอกสารสำคัญ เพราะเป็น หลักฐานสำคัญที่แสดงถึงการติดต่อกันอย่างเป็นทางการเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ ระหว่างกัน ขอนำจดหมายที่ครู ๆ ต้องใช้อยู่เป็นประจำมานำเสนอ สามารถดาวน์โหลดได้แล้ที่นี่

ตัวอย่างไฟล์

ทำความรู้จักกับหนังสือราชการประเภทต่าง ๆ

หนังสือหรือจดหมาย

จดหมาย มี 4 ประเภท คือ จดหมายส่วนตัว จดหมายธุรกิจ จดหมายกิจธุระ และจดหมายราชการ
1. จดหมายส่วนตัว
จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายที่เขียนเพื่อสื่อสารโดยทั่วๆ ไป ระหว่างเพื่อน ญาติ คนรู้จัก การเขียนจดหมายส่วนตัวนี้ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตายตัว รูปแบบยืดหยุ่นได้ตามความเหมาะสม ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ภาษาที่ใช้สามารถใช้ภาษาตั้งแต่ระดับสนทนา จนถึงระดับกึ่งทางการ แต่ไม่ควรใช้ระดับกันเอง จุดมุ่งหมายของการเขียนจดหมายส่วนตัว เช่น เล่าเรื่องราวเหตุการณ์ต่างๆ ที่น่าสนใจ แสดงความยินดีหรือเสียใจ ให้ข้อคิด แนะนำ สั่งสอน ลาครู-อาจารย์ ขอบคุณ นัดหมาย เป็นต้น
2. จดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายติดต่อระหว่างบริษัทและห้างร้านต่างๆ ทั้งที่เป็นนิติบุคคลหรือเอกชน เพื่อดำเนินการทางธุรกิจด้านต่างๆ ทั้งที่เป็นเรื่องส่วนตัวหรือธุรกิจระหว่างองค์กร การเขียนจดหมายประเภทนี้ต้องใช้ภาษาทางการ มีระเบียบกฎเกณฑ์ที่แน่นอน มีลักษณะจดหมายกึ่งราชการหรือจดหมายราชการ จุดหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ เช่น โฆษณาขายสินค้าหรือบริการ สอบถามและตอบแบบสอบถาม สั่งซื้อสินค้า สมัครงาน แจ้งหนี้ ติดต่อธุรกิจ เป็นต้น
3. จดหมายกิจธุระ
จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนถึงกันเพื่อแจ้งรายละเอียดถึงกิจอันพึงกระทำร่วมกัน เนื้อหาของจดหมายประเภทนี้จะเกี่ยวกับการนัดหมาย ขอความอนุเคราะห์ เชิญชวน จดหมายขอบคุณ ใช้ภาษาเป็นทางการ มี ๒ รูปแบบ คือ
3.1. จดหมายกิจธุระเต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนที่เป็นทางการ เหมือนหนังสือราชการภายนอก แต่มีการดัดแปลงให้เหมาะสมกับหน่วยงานของตน และใช้ภาษาที่เป็นทางการ
3.2. จดหมายกิจธุระไม่เต็มรูปแบบ ใช้ในการเขียนจดหมายกิจธุระส่วนตัว ใช้รูปแบบเหมือนจดหมายส่วนตัว สิ่งที่ต่างจากจดหมายส่วนตัว คือ วัตถุประสงค์และใช้ภาษากึ่งทางการหรือทางการ
หัวข้อจดหมายกิจธุระ

หนังสือราชการ หรือจดหมายราชการ

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ใช้ไปมาระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการใช้ไปมากับหน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ราชการ ได้แก่

1. หนังสือที่ใช้ไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสือที่หน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการหรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับต่างๆ

ประเภทของหนังสือราชการ

• หนังสือภายนอก
• หนังสือภายใน
• หนังสือประทับตรา
• หนังสือสั่งการ
• หนังสือประชาสัมพันธ์
• หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานราชการ

หนังสือราชการที่ใช้บ่อย

หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วน ราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราหนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

เครื่องหมายสำคัญในจดหมาย

ครุฑ เป็นพาหนะของพระนารายณ์ ใช้เป็นสัญลักษณ์ของพระราชอำนาจแห่งพระมหากษัตริย์ผู้เป็นประมุขของชาติและเป็นองค์อวตารของพระนารายณ์ตามแนวคิดสมมุติเทพ โดยเริ่มใช้มาตั้งแต่รัชสมัยพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกล้าเจ้าอยู่หัว ตั้งแต่หลัง พ.ศ. ๒๔๓๖ เป็นต้นมา แต่มาใช้อย่างเต็มที่แทนตราแผ่นดินเดิมทั้งหมดเมื่อ พ.ศ. ๒๔๕๓

การจ่าหน้าซอง

โดยทั่วไปการจ่าหน้าซองต้องระบุ ชื่อ ที่อยู่ของผู้รับอย่างชัดเจนโดยเฉพาะโดยมารยาทแล้วควรจะให้ความร่วมมือกับการสื่อสารแห่งประเทศไทยที่ขอร้องให้เขียนรหัสไปรษณีย์และทิ้งลงตู้ไปรษณีย์ ว่า ในเขตกรุงเทพมหานคร หรือเขตอื่น ๆ ถ้ามียศ มีตำแหน่งต้องให้เกียรติจ่าหน้าซองให้ครบ

ถ้าเป็นจดหมายทางราชการที่เรียกว่า “หนังสือทางราชการ”จะมีเลขที่ของหนังสืออยู่ที่ริมบนช้างซ้ายเพื่อให้เจ้าหน้าที่รับหนังสือบันทึกเป็นหลักฐานของแต่ละเรื่อง แต่ถ้ามีคำว่า “ลับ” หรือ “ลับเฉพาะ” แม้จะมีเลขที่หรือไม่มี เป็นหลักระเบียบว่า “ผู้อื่นจะฉีกซองนั้นไม่ได้” จะฉีกได้เฉพาะผู้ที่ หนังสือนั้นจ่าหน้าซองถึง ทั้งนี้รวมถึงจดหมายส่วนตัวด้วย ถ้ามีคำว่า ด่วน อยู่ ณ มุมที่กล่าวแล้วแทน ซึ่งจะต้องเขียนให้เด่นชัด เช่น เขียนด้วยตัวใหญ่หรือเขียนด้วยเส้นแดง หรือขีดเส้นใต้หนา ๆ เป็นต้น โดยธรรมดาแล้วไม่ว่าจะเป็นเวลาใด จะต้องรีบส่งต่อให้ถึงมือผู้รับโดยเร็วที่สุด หรืออาจมีเจ้าหน้าที่ได้รับมอบหมายรับมอบให้ทำหน้าที่นี้แทนก็ได้

จดหมายกิจธุระที่ดี

จดหมายกิจธุระที่ดี มีลักษณะดังนี้

1. ความชัดเจน ต้องพิมพ์ ไม่เขียนด้วยลายมือ ใช้กระดาษขนาด A4 ไม่มีเส้น และไม่มีตราใดๆ
2. ความสมบูรณ์ ระบุความประสงค์และรายละเอียด เช่น วัน เวลา สถานที่ ไว้อย่างครบถ้วน ละเอียด
3. ความกะทัดรัด ใช้ภาษาที่กระชับ รัดกุม ได้ใจความชัดเจน และใช้ภาษาระดับทางการ
4. ความถูกต้อง ก่อนส่งจดหมายต้อทบทวนเนื้อหาสาระของจดหมายว่าถูกต้อง เช่น ชื่อและตำแหน่งของผู้รับจดหมาย วัน เวลา สถานที่นัดหมาย เพราะถ้าผิดพลาดอาจเกิดความเสียหายขึ้นได้
5. ความสุภาพ ใช้ภาษาที่สุภาพ รวมถึงกระดาษที่ใช้ต้องสะอาด เรียบร้อย การพิมพ์จดหมายและจ่าหน้าซองจดหมายถูกต้องตามรูปแบบ
6. จดหมายราชการ หรือหนังสือราชการ
จดหมายราชการหรือหนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานทางราชการที่ใช้ติดต่อกัน ระหว่างส่วนราชการด้วยกัน หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกที่มิใช่หน่วยงานราชการ อาจเป็นตัวบุคคลก็ได้ หัวกระดาษที่ใช้จะมีตราครุฑ

ขั้นตอนการแก้ไขและใช้ต้นฉบับ

1.เลือกต้นฉบับจดหมายราชการ

2.เปิดเอกสารด้วยโปรแกรมแก้ไขเอกสารแล้วตรวจดูฟอนต์สำหรับใช้ออกหนังสือราชการคือ THsarabun

3.พิมพ์ข้อมูลที่ตัวหนังสือสีเทาจนครบทุกจุดแล้วตรวจดูความถูกต้อง

4.เปลี่ยนสีข้อความให้เป็นสีเทาทั้งเอกสาร